Die Abholung der Akten erfolgt in geschlossenen, sichtgeschützten Transportbehältern mit geschultem Personal. Der Transport erfolgt über die BruderhausDiakonie-Logistik mit firmeneigenen Fahrzeugen, welche die Akten sicher und direkt zum Verarbeitungsort bringen. Auf Wunsch führen wir ihre rücksortierten Akten auch zurück.

Die Zwischenlagerung (bis zur Verarbeitung) der Akten erfolgt zugriffsgeschützt im Hochregal. Unsere zugangsgesicherten Räumlichkeiten der Digitalisierung sind nur für autorisierte Personen zu betreten.

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Die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsvorgang bedarf nachfolgender Schritte, um eine entsprechend qualitativ hochwertige und sichere Verarbeitung in unseren Hochleistungsscannern gewährleisten zu können:

• Wareneingangsmonitoring inkl. Abgleichsliste

• Indexierung / Indizierung einer Akte (manuell oder OCR)

• Barcodeerstellung / Patchblattgenerierung

• Entmetallisieren, Entheften, Kleberücken entfernen, Entfernen von Aufklebern oder Post-It (auf Wunsch können diese auf separate Papiere geklebt und mitverarbeitet werden)

• Präparieren von Rissen, Glätten der Dokumente

• Sortieren von Akten

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Die Digitalisierung mit unseren sechs Hochleistungsscannern (bis 120 ppm) und der nachfolgende QS-Prozess ist unser Kernschwerpunkt, bei dem wir uns in den Merkmalen Qualität, Vollständigkeit sowie Zuverlässigkeit von Mitbewerbern am Markt deutlich unterscheiden. Zudem können durch den Großformat-Scanner problemlos alle Formate über DIN A3 – A0 abgebildet werden. Unsere Leistungen sind:

• Metadaten-Generierung

• Auflösung 200 – 600 dpi in Farbe inkl. Datenkomprimierung

• OCR-Volltexterkennung (schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten)

• Digitale Zeit- und Sicherheitsstempel

• Qualitätssicherung bei jeder Seite einer Akte und evtl. Bildbearbeitung

• lagerrichtiges Drehen der Dokumente

• Scan on Demand (kurzfristiger Zugriff auf Akten) binnen 48h

• Datengenerierung als PDF(A) (Langzeitarchivierung)

• Warenausgangsmonitoring (Abgleichsliste)

• Rücksortierung der Unterlagen

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Die Datenübertragung erfolgt über einen gesicherten SFTP-Server oder externe Festplatten in allen Dateiformaten, vorrangig jedoch im PDF-A-Format mit entsprechenden Verzeichnisstrukturen.

Die auf Wunsch rücksortierten Original-Akten werden im Ursprungszustand an den Kunden zurück geliefert. Bei gewünschter Vernichtung der Original-Akten werden diese bis zur Kundenfreigabe (max. 3 Monate) im Hochregal datenschutzgerecht und zugriffsgeschützt eingelagert.

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Die fachgerechte Aktenvernichtung nach Freigabe des Kunden erfolgt über professionelle Dienstleister inkl. Wiege- und Vernichtungsprotokoll.

Dabei werden die Akten nach DIN 66399 mit den nach Kundenwunsch genannten Sicherheitsstufen sowie Schutzklassen vernichtet.

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Durch jährliche Zertifizierungen sind wir auf dem aktuellsten Stand des Bundesdatenschutzgesetzes (DSGVO), um die Gewährleistung der Datenschutzsicherheit ihrer Akten garantieren zu können. Hierzu haben wir in Anlehnung an die TR 03138 Resiscan verschiedene Dokumente wie Auftragsverarbeitungsverträge, Datenschutzkonzepte, technisch-organisatorische Maßnahmen-Kataloge oder Sicherheitskonzepte für sie entwickelt und ausgearbeitet.

Unsere Räumlichkeiten sind durch Zugangskontrollen gesichert.

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